关于规范项目信息传递工作的通知

关于规范项目信息传递工作的通知

所属各单位:

　　为规范项目信息传递工作，强化信息传递效率，提高项目执行力，现对信息传递工作规范如下：

一、红头文件

   1、收文：红头文件统一由分部综合部收文，登记后转发分部相关部门，由相关部门办理领导传阅；如需转发下级单位，由相关部门起草转发文件，交由分部综合部编号后行文；

   2、发文：由相关部门起草文件，依次呈分管领导和主管领导批示，综合部见到主管领导签发意见后方可行文；

   3、存档：统一由各级综合部存档；

   4、各队（场）综合部收到红头文件，登记后及时转发相关部室和工班，由相关部室办理文件传阅；

二、一般性通知

  1 、收文：统一由各级综合部负责，登记后转发相关科室，由相关科室办理传阅和转发下级单位，并存档；

  2、发文：统一由各级相关部室起草，呈领导签发、发文并存档；

　三、各种迎检、会议通知 统一由各级综合部负责接收并传达。

　四、注意事项

   1、信息传递主要采取网络和电话短信形式，减少纸质传送，逐步实现无纸化办公，节约成本；为确保信息传递快捷准确，在网络群发出信息之后同时辅以电话短信告知相关人员；

   2、各类上报材料（包括各类月报、季报、年报）必须经过逐层审核后方可发出；

   3、月报、季报、年报必须在领导层传阅，便于各级领导班子成员掌握相关信息，传阅可在报表发出之前，也可在报表发出之后；

   4、施工日报要采取群共享和手机短信两种方式传递；

   5、由各部门办理的文件传阅，除专业性较强的文件之外，传阅必须履盖本级领导班子全体成员，尤其如上级的各类管理制度之类。

五、文件格式的规范

1、一般性通知的样本：由分部综合部制样（附件一），在分部及其下设所有单位通用，也包括各级各类的申请报告都沿用此格式，不得以部门名义（或综合队名义）再造样本，从8月1日起执行

2、各级文件发放部门对各类文件如未以纸质形式发放，采取电子版群共享形式发放的文件，必须再以短信告知相关主要人员；

3、各类表格样本：由分部相关部门统一制样，在项目范围内对应部室通用，不得滥制乱用；

4、属分部制样的表格，表头必须注明单位：XXX，落款须有：单位主管、审核、编制、统计时间，也可注上分管领导、复核等内容，但是前者缺一不可（后以工资发放表为例，附件二）；各级主管、各级业务部门填制由公司及其他上级部门编制的固定表格时候，如出差休假报告表，都要根据表格格式认真规范填写，签注意见各就各位，规范标准，避免分部在公司层面带来不必要的不良影响；

5、文件类别千万种，不能一一列举，希在日常工作中以课本、公司程序文件、管理制度中的标准表格出现，自制表格不可缺一少二，不伦不类。

6、对除公司规定的统一表格之外的其他表格（如员工花名册、工资发放表、工作移交清单、工资介绍信、人员动态统表等），分部综合部在2018年7月12日已进行了统一，望各级综合部遵照执行。